ยกระดับความปลอดภัยเอกสารองค์กร เช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่รองรับมาตรฐาน PDPA และการสแกนด้วยบัตรพนักงาน

ในยุคที่ข้อมูลข่าวสารกลายเป็นสินทรัพย์ที่มีมูลค่าสูงสุดขององค์กร การปกป้องข้อมูลลูกค้ารวมถึงความลับทางธุรกิจไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่ระบบไฟล์บนคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์อีกต่อไป เครื่องถ่ายเอกสารและพริ้นเตอร์มัลติฟังก์ชันถือเป็นหนึ่งในช่องทางสำคัญที่ถูกมองข้ามมากที่สุด ซึ่งเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลทั้งโดยเจตนาและไม่เจตนา การปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA จึงบังคับให้ทุกองค์กรต้องทบทวนมาตรการความปลอดภัยของอุปกรณ์สำนักงานอย่างเข้มงวด

ความเสี่ยงของข้อมูลรั่วไหลจากเครื่องถ่ายเอกสารในออฟฟิศ

เครื่องถ่ายเอกสารยุคใหม่ทำงานไม่ต่างจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง มีฮาร์ดดิสก์ หน่วยความจำ และการเชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายภายใน เมื่อพนักงานสั่งพิมพ์ สแกน หรือถ่ายเอกสาร ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกบันทึกและพักไว้ในหน่วยความจำของเครื่อง หากไม่มีระบบบริหารจัดการความปลอดภัยที่ดี เอกสารสำคัญ เช่น สัญญาทางการเงิน ข้อมูลเงินเดือน ประวัติสุขภาพของลูกค้า หรือเอกสารระบุตัวตน อาจถูกพิมพ์ทิ้งไว้ที่ถาดรับกระดาษโดยไม่มีผู้รับ ซึ่งเปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกหรือผู้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ในทางที่ผิด

นอกจากนี้ การส่งคืนเครื่องถ่ายเอกสารเมื่อหมดสัญญาเช่าโดยไม่มีการลบข้อมูลในฮาร์ดดิสก์อย่างถูกต้อง อาจทำให้ข้อมูลสำคัญที่เคยผ่านการสแกนหรือพิมพ์คงค้างอยู่ภายในเครื่อง และถูกกู้คืนกลับมาได้ในภายหลัง ซึ่งสร้างความเสียหายร้ายแรงทั้งในแง่กฎหมายและความน่าเชื่อถือขององค์กร

ยกระดับการปกป้องข้อมูลด้วยระบบ Authentication และสั่งพิมพ์ปลอดภัย

การเลือกใช้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่รองรับเทคโนโลยีการยืนยันตัวตนถือเป็นก้าวแรกในการสร้างความปลอดภัยให้ระบบเอกสาร องค์กรสามารถเชื่อมต่อเครื่องถ่ายเอกสารเข้ากับระบบ Active Directory หรือฐานข้อมูลพนักงานเดิมที่มีอยู่ เพื่อกำหนดสิทธิ์การใช้งานของแต่ละบุคคลได้อย่างละเอียด

กลไกสำคัญที่ช่วยหยุดการรั่วไหลของเอกสารคือการสั่งพิมพ์แบบปลอดภัย หรือที่รู้จักกันในชื่อ ระบบ Pull Printing แตะบัตรหรือใส่รหัสก่อนพิมพ์ ซึ่งช่วยเปลี่ยนพฤติกรรมจากการสั่งพิมพ์แล้วกระดาษออกทันที มาเป็นการให้พนักงานเดินทางมาที่เครื่องและยืนยันตัวตนผ่านบัตรพนักงาน รหัส PIN หรือคิวอาร์โค้ด เอกสารจึงจะเริ่มพิมพ์ออกมา วิธีนี้นอกจากจะช่วยป้องกันไม่ให้เอกสารลับค้างอยู่ที่ถาดรับกระดาษแล้ว ยังช่วยลดปริมาณการพิมพ์ทิ้งโดยไม่จำเป็นลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มาตรฐานการจัดการฮาร์ดดิสก์และการทำความสะอาดข้อมูลตามมาตรฐานสากล

เพื่อความปลอดภัยสูงสุดตลอดอายุการใช้งานและความสอดคล้องกับมาตรการ PDPA เครื่องถ่ายเอกสารที่เลือกใช้ควรมีฟังก์ชันเข้ารหัสข้อมูลบนฮาร์ดดิสก์ตั้งแต่ต้นทาง ซึ่งช่วยให้ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บชั่วคราวอยู่ในรูปแบบที่ไม่สามารถอ่านได้หากไม่มีกุญแจเข้ารหัส

เมื่อถึงเวลาจบสัญญาเช่า การคืนอุปกรณ์สู่ผู้ให้บริการต้องทำอย่างรัดกุมผ่านขั้นตอนทำความสะอาดข้อมูล Data Sanitization บนฮาร์ดดิสก์เครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อลบทับข้อมูลเก่าอย่างถาวรตามมาตรฐานความปลอดภัยระดับสูง เพื่อให้มั่นใจว่าไฟล์ทั้งหมดจะไม่สามารถถูกกู้คืนกลับมาได้อีกต่อไป ไม่ว่าจะนำฮาร์ดดิสก์นั้นไปเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ใดก็ตาม

เลือกบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่มั่นใจได้กับ PSI COPY & PRINT

PSI COPY & PRINT เข้าใจถึงความสำคัญของความลับทางธุรกิจและข้อกำหนดตามกฎหมาย PDPA เราจึงให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ หรือเช่าเครื่องปริ้นเตอร์ครบวงจร รองรับการเชื่อมต่อระบบยืนยันตัวตนผ่านบัตรพนักงาน การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล และระบบเข้ารหัสฮาร์ดดิสก์มาตรฐานสากล พร้อมทีมงานมืออาชีพที่ดูแลการตั้งค่าระบบความปลอดภัยและการทำความสะอาดข้อมูลอย่างถูกต้อง เพื่อให้องค์กรของคุณดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและปลอดภัยสูงสุด

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อรับโปรโมชั่นสุดพิเศษจากเราได้ที่

Tel : 02-9853800-5, 066-106-6262
Email : info@psicopier.com
LINE : https://lin.ee/adSutlr
Facebook : https://www.facebook.com/Psicopycenter