วิธีการทำความสะอาดข้อมูล Data Sanitization ฮาร์ดดิสก์เครื่องถ่ายเอกสารก่อนส่งคืนเมื่อหมดสัญญา

องค์กรส่วนใหญ่มักให้ความสำคัญกับการรักษาความปลอดภัยของระบบไอที และคอมพิวเตอร์อย่างเข้มงวด แต่กลับมองข้ามอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันอย่างเครื่องถ่ายเอกสาร ซึ่งภายในตัวเครื่องมีฮาร์ดดิสก์ทำหน้าที่บันทึก สำเนา สแกน และจัดเก็บไฟล์เอกสารนับแสนแผ่นตลอดระยะเวลาสัญญาเช่า เมื่อสัญญาเช่าสิ้นสุดลงและถึงเวลาต้องส่งคืนเครื่อง หากไม่มีกระบวนการทำความสะอาดข้อมูลอย่างถูกวิธี ข้อมูลลับทางการเงิน ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า หรือพิมพ์เขียวผลิตภัณฑ์ อาจตกอยู่ในความเสี่ยงที่จะถูกกู้คืนและนำไปใช้ในทางมิชอบ

ทำความเข้าใจกระบวนการบันทึกข้อมูลในฮาร์ดดิสก์เครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันยุคใหม่ทำงานในลักษณะเดียวกับคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ขนาดเล็ก ทุกครั้งที่มีการถ่ายเอกสาร สแกนไฟล์เข้าอีเมล สแกนลงโฟลเดอร์ หรือการสั่งพิมพ์งาน ข้อมูลจะถูกแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลและพักไว้บนฮาร์ดดิสก์ภายในเครื่อง แม้ระบบจะลบชื่อไฟล์ออกไปเมื่อทำงานเสร็จสิ้น แต่เนื้อหาจริงยังคงแฝงอยู่ในบล็อกจัดเก็บข้อมูลของฮาร์ดดิสก์

การกดสั่งฟอร์แมตเครื่องแบบปกติผ่านหน้าจอ ไม่เพียงพอที่จะทำลายข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างสมบูรณ์ เพราะผู้ที่มีความรู้ด้านเทคโนโลยีหรือซอฟต์แวร์กู้คืนข้อมูลยังคงสามารถดึงไฟล์เอกสารเหล่านั้นกลับมาได้อย่างง่ายดาย ดังนั้น การปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล PDPA จึงครอบคลุมถึงการทำลายข้อมูลตกค้างบนอุปกรณ์เหล่านี้ก่อนนำออกจากองค์กรอย่างเคร่งครัด

กระบวนการทำความสะอาดข้อมูล Data Sanitization มาตรฐานสากล

Data Sanitization คือกระบวนการทำความสะอาดและทำลายข้อมูลดิจิทัลอย่างถาวร จนไม่สามารถกู้คืนกลับมาได้อีกไม่ว่าจะใช้เทคโนโลยีใดก็ตาม สำหรับเครื่องถ่ายเอกสาร กระบวนการนี้แบ่งออกเป็นระดับตามความเหมาะสมขององค์กร:

• Overwriting (การเขียนทับข้อมูล): เป็นวิธีมาตรฐานที่มีประสิทธิภาพสูงที่สุดสำหรับฮาร์ดดิสก์ที่ยังต้องนำไปใช้งานต่อ โดยระบบจะทำการเขียนชุดข้อมูลสุ่ม เช่น เลข 0 หรือ เลข 1 ทับลงบนพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเดิมทุกส่วนตามมาตรฐานสากล เช่น DoD 5220.22-M ของกระทรวงกลาโหมสหรัฐฯ ซึ่งระบุให้ทำการเขียนทับหลายรอบเพื่อความปลอดภัยสูงสุด
• Cryptographic Erasure (การทำลายกุญแจเข้ารหัส): สำหรับเครื่องถ่ายเอกสารที่มีระบบ Self-Encrypting Drive (SED) ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเข้ารหัสตั้งแต่ตอนบันทึก การทำความสะอาดข้อมูลวิธีนี้จะเข้าไปทำลายกุญแจกู้รหัส ทำให้ข้อมูลที่เหลืออยู่ทั้งหมดกลายเป็นชุดรหัสที่ไม่สามารถถอดความได้ตลอดไป
• Physical Destruction (การทำลายตลับฮาร์ดดิสก์): สำหรับองค์กรที่เน้นความปลอดภัยขั้นสูงสุด เช่น สถาบันการเงิน หรือหน่วยงานความมั่นคง หากไม่ต้องการนำฮาร์ดดิสก์กลับมาใช้ใหม่ สามารถเลือกใช้วิธีเจาะ บด หรือทำลายจานแม่เหล็กภายในฮาร์ดดิสก์ให้เสียหายโดยสมบูรณ์

การทำ Data Sanitization ถือเป็นเกราะป้องกันชั้นสุดท้ายในแผนงาน เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรองรับ PDPA ยกระดับความปลอดภัยเอกสารองค์กร เพื่อปิดช่องโหว่ความปลอดภัยแบบครบวงจร นอกจากนี้ ในระหว่างที่เครื่องยังคงใช้งานอยู่ภายในสำนักงาน องค์กรก็ควรมั่นใจว่ามี ระบบ Pull Printing แตะบัตรหรือใส่รหัสก่อนพิมพ์ คอยปกป้องเอกสารหน้าเครื่องเพื่อไม่ให้มีไฟล์ตกค้างโดยไม่จำเป็นตั้งแต่แรก

มั่นใจทุกการส่งคืนเครื่องเช่ากับ PSI COPY & PRINT

PSI COPY & PRINT ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลลูกค้าในทุกขั้นตอน บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ หรือเช่าเครื่องปริ้นเตอร์มัลติฟังก์ชันครบวงจร  มาพร้อมฟังก์ชันเข้ารหัสข้อมูล HDD Encryption และบริการทำความสะอาดข้อมูล Data Sanitization ลบทับข้อมูลอย่างถาวรตามมาตรฐานสากลก่อนนำเครื่องออกจากพื้นที่ของลูกค้าเมื่อหมดสัญญา เพื่อให้องค์กรของคุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญและเอกสารลับจะไม่รั่วไหลสู่ภายนอกอย่างแน่นอน

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อรับโปรโมชั่นสุดพิเศษจากเราได้ที่

Tel : 02-9853800-5, 066-106-6262
Email : info@psicopier.com
LINE : https://lin.ee/adSutlr
Facebook : https://www.facebook.com/Psicopycenter