ป้องกันเอกสารลับหลุด ด้วยระบบ Pull Printing แตะบัตรหรือใส่รหัสก่อนพิมพ์ 

ในบรรดาช่องทางการรั่วไหลของข้อมูลความลับภายในองค์กร การทิ้งเอกสารสำคัญไว้บนถาดรับกระดาษของเครื่องถ่ายเอกสารนับเป็นสาเหตุอันดับต้นๆ ที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นเอกสารเงินเดือน รายงานการประชุมฝ่ายบริหาร สัญญาซื้อขาย หรือข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าตามกฎหมาย PDPA การส่งคำสั่งพิมพ์จากโต๊ะทำงานโดยที่ผู้พิมพ์ไม่ได้มารอรับเอกสารในทันที เปิดโอกาสให้ผู้อื่นสามารถมองเห็น แอบอ่าน หรือหยิบเอกสารนั้นไปได้อย่างง่ายดาย ระบบ Pull Printing จึงถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อแก้ไขปัญหานี้โดยเฉพาะ

ระบบ Pull Printing คืออะไร และทำงานอย่างไร

Pull Printing คือเทคโนโลยีการสั่งพิมพ์งานแบบปลอดภัยที่เปลี่ยนรูปแบบจากการพิมพ์ออกทันที ไปเป็นการพักไฟล์งานไว้ในเซิร์ฟเวอร์หรือหน่วยความจำส่วนกลางอย่างปลอดภัยก่อน เมื่อผู้ใช้งานเดินทางมาถึงเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องใดก็ได้ในระบบ เครือข่ายจะดึงไฟล์งานนั้นออกมาพิมพ์หลังจากผู้ใช้งานทำการยืนยันตัวตนเรียบร้อยแล้วเท่านั้น

กระบวนการทำงานเริ่มจากพนักงานสั่งพิมพ์งานตามปกติจากคอมพิวเตอร์ จากนั้นไฟล์จะถูกเข้ารหัสและไปรออยู่ในคิวพิมพ์ พนักงานสามารถเดินไปที่เครื่องถ่ายเอกสารที่สะดวกที่สุด แล้วทำการยืนยันตัวตนผ่านช่องทางต่างๆ เช่น การแตะบัตรประจำตัวพนักงาน การใส่รหัส PIN ส่วนตัว หรือการสแกนคิวอาร์โค้ดผ่านสมาร์ตโฟน เมื่อระบบตรวจสอบสิทธิ์ถูกต้อง เครื่องจะแสดงรายการเอกสารที่สั่งพิมพ์ไว้ พนักงานสามารถเลือกพิมพ์เฉพาะไฟล์ที่ต้องการหรือลบไฟล์ที่ไม่ใช้แล้วทิ้งได้ทันทีที่หน้าจอเครื่อง

ประโยชน์ของการใช้ Pull Printing ในการปกป้องข้อมูลองค์กร

• การนำระบบสั่งพิมพ์แบบปลอดภัยมาปรับใช้ ช่วยยกระดับความปลอดภัยและสร้างประโยชน์ให้องค์กรในหลายด้าน:ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต: เอกสารสำคัญจะถูกพิมพ์ออกมาในขณะที่เจ้าของงานยืนอยู่หน้าเครื่องเท่านั้น หมดปัญหาเอกสารลับค้างที่ถาดรับกระดาษหรือมีผู้อื่นหยิบสลับไปโดยไม่ตั้งใจ
• สอดคล้องกับมาตรฐานความปลอดภัยและ PDPA: ช่วยสร้างมาตรการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลตามข้อบังคับทางกฎหมายอย่างเป็นรูปธรรม สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้สั่งพิมพ์เอกสารชิ้นใด เวลาใด
• ลดการพิมพ์ทิ้งและประหยัดต้นทุน: พนักงานมักสั่งพิมพ์เอกสารซ้ำโดยไม่ตั้งใจ หรือสั่งพิมพ์แล้วลืมไปหยิบ การที่ระบบเปิดให้กดยืนยันหรือยกเลิกงานพิมพ์หน้าเครื่อง ช่วยลดการลãngเลียนกระดาษและหมึกพิมพ์ลงได้มากกว่า 20%
• เพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน: พนักงานไม่ต้องยึดติดกับเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องใดเครื่องหนึ่ง หากเครื่องประจำใช้งานอยู่ หรือกระดาษหมด สามารถเดินไปแตะบัตรพิมพ์งานที่เครื่องอื่นในระบบเครือข่ายได้ทันที

การเปิดใช้งานเทคโนโลยี Pull Printing ถือเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันความปลอดภัยที่ย่อยมาจาก เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรองรับ PDPA ยกระดับความปลอดภัยเอกสารองค์กร เพื่อให้องค์กรสามารถควบคุมระบบงานพิมพ์ได้อย่างรัดกุม นอกจากนี้ เมื่อถึงรอบระยะเวลาการคืนเครื่องหรือเปลี่ยนสัญญาเช่า การจัดการข้อมูลค้างเก่าก็เป็นสิ่งที่ต้องทำควบคู่กันผ่านขั้นตอน ทำความสะอาดข้อมูล Data Sanitization บนฮาร์ดดิสก์เครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อลบไฟล์ที่เคยสั่งพิมพ์ผ่านระบบออกอย่างถาวร

บริการติดตั้งระบบ Pull Printing โดย PSI COPY & PRINT

ขับเคลื่อนธุรกิจของคุณให้ราบรื่นไม่มีสะดุดด้วยโซลูชันงานพิมพ์ระดับมืออาชีพจาก PSI COPY & PRINT เราคือผู้เชี่ยวชาญด้านบริการจัดจำหน่ายและให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ หรือเช่าเครื่องปริ้นเตอร์มัลติฟังก์ชันครบวงจร 

PSI COPY & PRINT พร้อมช่วยองค์กรของคุณเซ็ตอัประบบ Pull Printing ร่วมกับเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันประสิทธิภาพสูง เรามีทีมช่างผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำแนะนำ วางระบบเชื่อมต่อกับบัตรพนักงานหรือระบบการยืนยันตัวตนเดิมขององค์กร เพื่อให้การใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น ปลอดภัย และช่วยลดต้นทุนงานพิมพ์ได้อย่างเห็นผล

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อรับโปรโมชั่นสุดพิเศษจากเราได้ที่

Tel : 02-9853800-5, 066-106-6262
Email : info@psicopier.com
LINE : https://lin.ee/adSutlr
Facebook : https://www.facebook.com/Psicopycenter