รู้จัก ระบบจัดเก็บเอกสาร โซลูชั่นเพื่อการควบคุม และจัดการเอกสารภายในองค์กร

หากธุรกิจของคุณต้องอาศัยเอกสารและบันทึกสำคัญหลาย ๆ อย่าง แต่พบว่าการจัดระเบียบเอกสารเหล่านั้นเป็นเรื่องยุ่งยาก และแสนจะปวดหัว นอกจากเลือกเช่าเครื่องพิมพ์แล้ว การเลือกใช้ระบบการจัดการเอกสาร จะช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้น เพราะระบบจัดเก็บเอกสารจะช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ง่าย แม้ว่าจะทำงานจากระยะไกล หรืออยู่ในสถานที่ต่างกันก็ตาม ไม่ว่าจะรวบรวม จัดเก็บ ดึงข้อมูล และแจกจ่ายเอกสารดิจิทัล ช่วยให้คุณสามารถให้ข้อมูลแก่พนักงาน และลูกค้า ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย และเพื่อให้ธุรกิจของคุณทำงานง่ายขึ้น เรามารู้จักกันว่า ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่มาพร้อมบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารนั้นคืออะไร และมีประโยชน์อย่างไรสำหรับองค์กร

ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่มาพร้อมบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร คืออะไร?

ระบบจัดเก็บเอกสาร หรือ Document Management System (DMS) คือระบบหรือกระบวนการที่ใช้ในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไฟล์ PDF ไฟล์ประมวลผลคำ และรูปภาพดิจิทัลของเนื้อหาที่เป็นกระดาษ เพื่อให้เอกสารทั้งหมดของคุณสามารถจัดเรียง จัดการ เก็บข้อมูล ดึงข้อมูล และควบคุมการเข้าถึงได้อย่างปลอดภัย นอกจากช่วยบริหารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของคุณแล้ว การจัดการเอกสารยังช่วยให้คุณประหยัดเวลา และเงิน และทำให้การค้นหา และการเรียกค้นที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย จนได้กลายเป็นระบบที่มักจะให้บริการพร้อมกับบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารนั่นเอง

ทำไมระบบจัดเก็บเอกสาร ถึงควรมาพร้อมกับบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร

ระบบจัดเก็บเอกสาร คือระบบที่ควบคุมการจัดเก็บ การใช้ร่วมกัน และการจัดระเบียบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือข้อมูลที่บันทึกจากเอกสารที่ใช้กระดาษ ที่ช่วยให้การทำงาน และธุรกิจของคุณบรรลุวัตถุประสงค์หลักสามประการ คือ

• ลดความเสี่ยงของการวางเอกสารผิดที่
• เร่งความเร็วให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้
• จัดเก็บข้อมูลที่แยกจากกระดาษ และไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไว้ในที่เดียว
• ระบบจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพยังรองรับความสามารถในการบันทึกสำเนาเอกสารเป็นรูปภาพ และจัดเก็บไฟล์ภาพในพื้นที่เก็บข้อมูล
• เพื่อความปลอดภัย และการดึงข้อมูลอย่างรวดเร็วผ่านความสามารถในการดึงข้อความ จึงช่วยในธุรกิจของคุณได้มาก ซึ่งการให้บริการระบบ
• จัดการเอกสารที่มาพร้อมกับบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ก็เพื่อให้ธุรกิจของคุณสะดวกยิ่งขึ้น และช่วยลดความวุ่นวายในการทำงานได้
  

ระบบจัดเก็บเอกสาร และบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร มีประโยชน์อย่างไรสำหรับองค์กร

ธุรกิจที่เลือกลงทุนในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะมีรากฐาน เพื่อช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ นอกเหนือจากการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารเพื่อสะดวกในการใช้งานแล้วนั้น ระบบจัดเก็บเอกสารยังช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจด้วย และนี่คือประโยชน์ของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้กับธุรกิจของคุณ

1.ลดพื้นที่จัดเก็บ
การเช่าเครื่องพิมพ์จะทำให้งานของคุณสะดวกยิ่งขึ้น แต่ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน ระบบจัดเก็บเอกสารที่ใช้ซอฟต์แวร์จะสามารถลดความจำเป็นในการใช้ตู้เก็บเอกสาร หรือกล่องในการจัดเก็บ ซึ่งจะช่วยเพิ่มพื้นที่สำนักงานได้อย่างมาก

2.มีความปลอดภัยขั้นสูง
การรักษาความปลอดภัยของเอกสารถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรทุกขนาด เมื่อเราเช่าเครื่องถ่ายเอกสารมาใช้แล้วจะทำให้มีเอกสารกระดาษจำนวนมาก ระบบจัดเก็บเอกสารจะช่วยปกป้องข้อมูลได้ดีขึ้น และสามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสารได้ ทั้งยังตรวจสอบได้ว่าใครบ้างที่ดูเอกสาร เข้าถึงเมื่อไหร่ และได้รับการแก้ไขอย่างไร ทำให้เอกสารที่ใช้ระบบจัดเก็บเอกสารได้รับการปกป้อง และมีความปลอดภัยขั้นสูง

3.มีการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น
ในบริษัทต่าง ๆ อาจมีการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารมาใช้งาน เพราะให้ความสะดวกสบาย และช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างไม่ติดขัด เพราะไม่ต้องกังวลในเรื่องของเอกสารต่าง ๆ ที่มีมากมาย นอกจากนี้แล้วระบบจัดเก็บเอกสารยังมีประโยชน์และความสามารถในการเข้าถึงเนื้อหา และการทำงานร่วมกันอย่างรวดเร็วด้วยระบบการจัดการเอกสารขั้นสูง เอกสารที่บันทึกจากแหล่งต่าง ๆ สามารถเข้าถึงได้จากหลายสถานที่ และสามารถแบ่งปันเอกสารผ่านการอัปโหลดเพื่อแชร์ หรือผ่านทางอีเมลได้

4.ช่วยสำรองข้อมูลและการกู้คืนความเสียหาย
โซลูชั่นการจัดการเอกสารใด ๆ ควรมีการสำรองข้อมูล และแผนการกู้คืนระบบ อย่างเอกสารที่เป็นกระดาษที่มาจากการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารมาใช้จะได้รับการปกป้องจากไฟไหม้ น้ำท่วม และภัยพิบัติอื่น ๆ ในขณะที่ระบบการจัดการเอกสาร เอกสารจะสามารถตรวจสอบย้อนหลัง และติดตามการใช้งานเอกสารได้ ทำให้ช่วยลดโอกาสที่เอกสารจะสูญหาย

5.เรียกค้นไฟล์ได้เร็วขึ้น
เวลาเป็นสิ่งมีค่า และการประหยัดเวลาก็เป็นประโยชน์ที่สำคัญของระบบจัดเก็บเอกสาร เพราะโซลูชั่นการจัดการเอกสารจะช่วยลดเวลาที่จำเป็นในการสลับแพลตฟอร์มไปมาเพื่อค้นหาข้อมูล และช่วยลดเวลาในการตามหาเอกสารที่เป็นกระดาษจากการเช่าเครื่องพิมพ์มาใช้งาน ทำให้พนักงานสามารถใช้เวลาไปกับงานอื่น ๆ ได้ ซึ่งความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้นสามารถช่วยเพิ่มผลผลิตให้กับธุรกิจของคุณได้อีกด้วย
การเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร จะช่วยให้ธุรกิจต่าง ๆ ของคุณดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ และลดข้อผิดพลาดได้ ทำให้มีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่มีความสำคัญต่อธุรกิจมากขึ้น และระบบจัดเก็บเอกสารที่ปรับให้เหมาะกับธุรกิจของคุณจะช่วยให้คุณจัดการเนื้อหาได้ง่ายขึ้น และปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

บริษัท พี.เอส.ไอ. เซลส์ แอนด์ เซอร์วิส จำกัด (PSI COPY & PRINT) ยินดีให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่า printer เช่าปริ้นเตอร์ด้วยประสบการณ์กว่า 30 ปี เราให้บริการครบวงจร ครอบคลุมทุกความต้องการใช้งาน ด้วยเครื่องถ่ายเอกสาร และเครื่องพิมพ์ที่มีคุณภาพสูง ยินดีให้คำปรึกษา พร้อมให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ราคาถูก ให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารระยะสั้น-ระยะยาว เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน-รายปี สำหรับใช้ในงานประชุม, งานออกบูธ, อีเว้นท์, สำนักงาน, บริษัท และองค์กรระดับประเทศ เพื่อจัดการงานเอกสารให้สะดวก และช่วยประหยัดเวลา ลดขั้นตอนต่าง ๆ พร้อมเทคโนโลยีระบบการจัดการเอกสาร และการจัดการข้อมูลแบบครบวงจร ในราคาที่ไม่แพง คุ้มค่า และให้บริการด้วยทีมงานมืออาชีพ

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อรับโปรโมชั่นสุดพิเศษจากเราได้ที่

Tel : 02-9853800-5, 066-106-6262
Email : info@psicopier.com
LINE : https://lin.ee/adSutlr
Facebook : https://www.facebook.com/Psicopycenter