รู้จัก ระบบจัดเก็บเอกสาร โซลูชั่นที่มีคุณภาพในบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร

     ในปัจจุบันที่บริษัท หรือธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง การจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ในรูปแบบเอกสารย่อมเพิ่มขึ้นอย่างเลี่ยงไม่ได้ เมื่อเอกสารมีจำนวนมากอาจส่งผลต่อการทำงานในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการใช้เวลาในการค้นหาค่อนข้างนอน เอกสารผิดพลาด หรือสูญหาย หรือแม้แต่พื้นที่ในบริษัทไม่พอเก็บจำนวนเอกสารเป็นตั้ง ๆ ทำให้ต้องไปเช่าพื้นที่จัดเก็บเอกสาร เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มตามไปด้วย ดังนั้นการใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร หรือ Data mangement system ผ่านระบบคลาวด์ จะช่วยให้การจัดการงานต่าง ๆ ในองค์กรสะดวกยิ่งขึ้น ใครที่กำลังมองหาโซลูชั่นเหล่านี้ลองมาทำกับความเข้าใจกับระบบจัดเก็บเอกสารเหล่านี้กัน

ระบบจัดเก็บเอกสาร หรือ Data Management System คืออะไร?
     อธิบายง่าย ๆ คือเป็นระบบการจัดการเอกสารในรูปแบบซอฟต์แวร์ที่รวบรวม จัดเก็บ เรียกค้นเอกสารในรูปแบบดิจิทัล ช่วยให้การบริหารจัดการข้อมูลง่ายขึ้นไม่ต้องเรียกใช้ข้อมูลในรูปแบบกระดาษที่ต้องใช้พื้นที่ และใช้ทรัพยากรจากกระดาษเป็นจำนวนมาก เป็นอีกโซลูชั่นหนึ่งในการจัดการเอกสารที่สามารถปรับขนาดให้สอดคล้องกับการทำงานของแต่ละองค์กรได้ ช่วยให้สามารถรวบรวม ดึงข้อมูล จัดทำสถิติ หรือจัดเก็บข้อมูลถาวรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดจุดอ่อนของระบบการทำงานเอกสารไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก หรือธุรกิจขนาดใหญ่

การใช้ระบบจัดเก็บเอกสารในองค์กรมีข้อดีอย่างไร?

1.เรียกใช้งานเอกสารได้ง่าย และสะดวก
     หากองค์กรใช้ข้อมูลจากกระดาษเอกสาร การค้นหาเอกสารที่ต้องการมักใช้เวลานาน และทำให้เสียเวลาในการจัดการงานอื่นโดยเปล่าประโยชน์ แต่ระบบจัดเก็บเอกสารจะช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น Data Management System จะช่วยประหยัดเวลา และจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถเรียกค้น ดึงไฟล์ด้วยคำ หรือ keywords ทีมีในเอกสาร ทำให้เข้าถึงข้อมูลสำคัญได้โดยง่าย และทุกที่ทุกเวลาเพียงแค่มีอินเตอร์เน็ต ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศเพื่อมาหาเอกสารในเวลาทำการเท่านั้น

2.จัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
     เพียงแค่องค์กรมีระบบการจัดการเอกสารที่ดี ก็ช่วยประหยัดเวลาของพนักงานไปได้พอสมควร เนื่องจากการจัดการเอกสารแบบกระดาษต้องใช้เวลานาน และต้องมีเจ้าหน้าที่คอยจัดเรียง แต่โซลูชั่นการจัดการเอกสารจะช่วยจัดเตรียมเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อทำให้การทำงานใช้เวลาน้อยที่สุด สะดวกที่สุดตั้งแต่กระบวนการแรกจนจบ และมั่นใจได้ว่าเอกสารจะมีการสร้าง และจัดเก็บบันทึกไว้อย่างปลอดภัย ทันเวลา นำไปสู่การส่งมอบงานที่มีประสิทธิภาพได้ทันท่วงที

3.มีความปลอดภัยและน่าเชื่อถือ
     เอกสารหลากหลายประเภทที่เก็บมาเป็นระยะเวลานาน รวมถึงความหลากหลายของประเภทธุรกิจ สิ่งที่องค์กรคำนึงอันดับต้น ๆ คือความปลอดภัยของเอกสารเหล่านี้ ข้อมูลที่เก็บไว้อาจมีความเสี่ยง และมีความสำคัญที่ไม่ต้องการเปิดเผยออกไป การใช้โซลูชั่นจัดเก็บเอกสารที่ได้มาตรฐานสูงจึงสำคัญเช่นกัน ระบบ Data Managements System จาก บริษัท พี.เอส.ไอ. เซลส์ แอนด์ เซอร์วิส จำกัด (PSI COPY & PRINT) จะช่วยให้คุณสร้างความไว้วางใจในการจัดเก็บที่ได้ครอบคลุม และปลอดภัย รวมถึงมีการสำรองข้อมูลเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ และป้องกันการผิดพลาดของงาน ซึ่งเป็นสิ่งที่เอกสารแบบกระดาษต้องใช้เวลาในการคัดลอก หรือถ่ายเอกสารที่ยุ่งยากกว่า แต่ระบบเหล่านี้จะช่วยจัดเก็บ และสำรองข้อมูล รวมถึงปรับปรุงข้อมูลที่ไม่จำเป็นได้อย่างถูกต้อง

4.ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารและประหยัดต้นทุน
     ด้วยการใช้โซลูชั่นบนคลาวด์ หรือโปรแกรมซอฟต์แวร์เพื่อจัดเก็บข้อมูล ทำให้ช่วยลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษไปได้จำนวนมาก เนื่องจากการใช้พื้นที่จัดเก็บเอกสารนั้นมาพร้อมค่าใช้จ่ายที่ต้องเช่าพื้นที่ในการเก็บของ และค่าเช่าอาคารพาณิชย์ทุกวันนี้ก็มีแนวโน้มสูงขึ้นมาก การใช้ซอฟต์แวร์ยังช่วยลดพื้นที่ที่ต้องวางตู้เก็บเอกสาร กล่องกระดาษ กล่องลังเก็บเอกสาร ในบริเวณพื้นที่ที่เป็นทรัพย์สินของบริษัทอีกด้วย เมื่อช่วยลดพื้นที่แล้วก็เหลือพื้นที่ให้ไปจัดสรรทำอย่างอื่นสำหรับองค์กรต่อได้ อีกทั้งยังประหยัดค่าใช้จ่ายเช่นกัน

5.เพิ่มประสิทธิภาพงานมากขึ้น
     ด้วยโซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพช่วยให้เอกสารจัดการรวดเร็วไปยังบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่จำกัดได้ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้องค์กรในยุคดิจิทัลเดินต่ออย่างไร้รอยต่อ และก้าวตามทันคู่แข่งในทุกวันนี้ ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีจะช่วยให้งานสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพภายในไม่กี่นาที อีกทั้งทุกคนในองค์กรยังสามารถเข้าถึง และตรวจสอบได้ตลอดเวลา แน่นอนว่าภายในระยะเวลาไม่นาน ประสิทธิภาพตรงนี้จะช่วยปรับปรุง และพัฒนาการทำงานขององค์กรให้ดีขึ้น และสร้างกำไรให้กับธุรกิจ

เลือกโซลูชั่นแบบไหนให้เหมาะกับ Data management system ของคุณ?
     หากธุรกิจของคุณต้องการโซลูชั่นที่เหมาะกับยุคดิจิทัล และเข้าใจคนทำงาน ขอแนะนำ บริษัท พี.เอส.ไอ. เซลส์ แอนด์ เซอร์วิส จำกัด (PSI COPY & PRINT) ที่มีบริการระบบจัดเก็บเอกสารอย่างมีคุณภาพ พร้อมบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ https://www.psicopier.com/ปริ้นเตอร์-a4แบบ ระบบ Data Management System ของ PSI COPY & PRINT จะช่วยจัดการงานเอกสารให้สะดวก ปลอดภัยมากยิ่งขึ้น และช่วยประหยัดเวลา ลดขั้นตอนต่าง ๆ ในการค้นหาข้อมูลที่เข้าถึงได้ง่าย ทุกที่ ทุกเวลา ทำให้เหลือเวลาไปทำงานส่วนอื่นได้อย่างเต็มที่ จัดการเอกสารง่ายด้วยซอฟต์แวร์ที่ทำงานอย่างเป็นระบบ เพิ่มพื้นที่ให้กับองค์กร ปลอดภัยด้วยระบบการเข้าถึงเอกสารแบบใส่รหัส รองรับไฟล์ข้อมูลเอกสารได้ทุกรูปแบบ อีกทั้งหากต้องการผลลัพธ์ ก็มีระบบการจัดการที่ได้คุณภาพ และวัดผลได้จริงอีกด้วย

     นอกจากบริการจัดเก็บเอกสารแล้ว ริษัท พี.เอส.ไอ. เซลส์ แอนด์ เซอร์วิส จำกัด (PSI COPY & PRINT) พร้อมบริการเพื่อให้งานเดินได้อย่างไม่สะดุด ด้วยประสบการณ์ด้านธุรกิจเครื่องถ่ายเอกสาร และปริ้นเตอร์ครบวงจร บริการเช่า printer, เครื่องถ่ายเอกสารเช่า, เช่าเครื่องปริ้นเตอร์ ครอบคลุมการใช้งานของลูกค้า ที่มาพร้อมกับคุณภาพชั้นเลิศ โดยทีมบุคคลากรที่มีทักษะ และความรู้ เพื่อตอบสนองความต้องการให้ลูกค้าได้ประโยชน์สูงสุด

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อรับโปรโมชั่นสุดพิเศษจากเราได้ที่

Tel : 02-9853800-5, 066-106-6262
Email : info@psicopier.com