พารู้จัก บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน vs รายปี

ในทุก ๆ สำนักงานไม่ว่าจะเป็นองค์การขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ หรือธุรกิจ Start-Up เครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่มีความสำคัญและขาดไม่ได้ แต่สำหรับบางธุรกิจที่เพิ่งเริ่มก่อตั้ง การลงทุนซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร ปริ้นเตอร์ หรืออุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ อาจทำให้ต้นทุนดีดตัวสูงเกินงบประมาณที่ตั้งไว้ การเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่าปริ้นเตอร์ จึงเป็นตัวเลือกที่บริษัทเล็ก-ใหญ่นิยมทำเพื่อลดต้นทุน PSI ชวนมาไขข้อข้องใจ ทำไมการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารถึงเป็นทางเลือกที่ดีในการลดต้นทุนบริษัท และการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือนกับแบบรายปี แตกต่างกันอย่างไร

การเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่าปริ้นเตอร์ ควรพิจารณาอะไรบ้าง

สำหรับเทคนิคการเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่า printer ต้องดูว่าการใช้งานหลัก ๆ ของสำนักงานเป็นแบบไหน เช่น เป็นสำนักงานที่ต้องมีการถ่ายเอกสารจำนวนมากทุกวัน ก็ต้องเลือกเครื่องถ่ายเอกสารเช่าที่สามารถรองรับการใช้งานหนัก ๆ ได้ หรือลองดูเทคนิคการเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจากข้อมูลด้านล่างนี้
ประเภทงานที่ใช้ ต้องการภาพสีหรือขาวดำ
ขนาดของกระดาษต้นฉบับ ส่วนใหญ่เป็นไซส์ไหน A3, A4 หรือ A2
ปริมาณการใช้งานต่อเดือนเฉลี่ยมากน้อยแค่ไหน หากคำนวณไม่ถูก สามารถกะประมาณคร่าว ๆ จากการใช้กระดาษในแต่ละเดือนแทนได้
ความเร็วในการพิมพ์หรือถ่ายเอกสาร จะสัมพันธ์กับปริมาณงาน เช่น ถ้าปริมาณงานต่อวันไม่มาก ก็ไม่จำเป็นต้องเลือกเครื่องความเร็วสูง แต่ถ้าปริมาณงานต่อวันมีจำนวนมาก และต้องการความเร็ว ควรเลือกใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารที่มีความเร็วสูง เพื่อให้สามารถรองรับงานที่เร่งรีบได้ทันเวลา
ควรเลือกเช่ากับบริษัทที่มีความน่าเชื่อถือ มีความเชี่ยวชาญ และอุปกรณ์ได้มาตรฐาน

เรื่องคุณสมบัติพิเศษของเครื่องถ่ายเอกสารก็มีส่วนในการนำไปตัดสินใจเลือกใช้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่น เครื่องถ่ายเอกสารนี้ สามารถใช้ได้ทั้งถ่ายเอกสาร พิมพ์เอกสาร สแกนเอกสาร และแฟ็กซ์อยู่ในเครื่องเดียวกันเลยหรือไม่ เครื่องชนิดนี้เหมาะกับสำนักงานที่มีพื้นที่จำกัด และต้องเป็นสำนักงานที่พนักงานมีความคล่องในการใช้อุปกรณ์ เพราะหากเป็นเครื่องที่มีหลายคุณสมบัติแบบนี้ ขั้นตอนาจะค่อนข้างซับซ้อนพอสมควร

ข้อดีของการใช้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร

การเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่า printer จะมีให้เลือกแบบเช่าเครื่องถ่ายเอกสารระยะสั้น (เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน-รายวัน) หรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสารระยะยาว (รายปี) ข้อดีก็คือ

1. บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่าเครื่องปริ้นเตอร์ ช่วยลดต้นทุนของบริษัท
   นับว่าเป็นข้อดีที่สุดของเลือกใช้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ หรือเช่าเครื่องปริ้นเตอร์ จากการที่ต้องลงทุนซื้อเครื่องถ่ายเอกสารให้สามารถรองรับการใช้งาน อาจจำเป็นต้องซื้อมากกว่า 1 เครื่อง ซึ่งถือมีราคาที่สูงอยู่ทีเดียว แต่หากเปลี่ยนจากการซื้อมาเป็นการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร จะมีค่าใช้จ่ายแค่รายวัน รายเดือน หรือรายปีเท่านั้น และยังสามารถเลือกรุ่นหรือสเปคได้ตามความต้องการ
2. บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่าเครื่องปริ้นเตอร์ ทำให้ควบคุมค่าใช้จ่ายได้ง่าย
   ลูกค้าสามารถควบคุมเรื่องค่าใช้จ่ายสิ้นเปลืองได้ เช่น ค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ค่าหมึก ค่าซ่อมแซม ค่าบำรุงรักษา เพราะบริษัทที่ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารส่วนใหญ่จะมัดรวมอุปกรณ์สิ้นเปลืองเหล่านี้ไว้ในค่าเช่าทั้งหมด ทำให้ลูกค้าไม่ต้องกังวลไปหาซื้ออุปกรณ์เหล่านั้น ประหยัดทั้งเงินและเวลาไปในตัว
3. บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่าเครื่องปริ้นเตอร์ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
   ข้อดีอีกหนึ่งข้อของการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารก็คือ ลูกค้าสามารถเลือกสเปคเครื่องได้ตามความต้องการ และเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น ลูกค้าสามารถเช่าใช้งานได้พร้อม ๆ กันหลายเครื่อง ส่งผลดีต่อการทำงานของบริษัท
4. บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่าเครื่องปริ้นเตอร์ ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องการบำรุงรักษาหรือซ่อมแซมเครื่องเอง
   หากใช้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นปัญหาระบบเครื่องทำงานไม่ปกติ หรือมีชิ้นส่วนใดหลุดหรือหัก ทางบริษัทผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร จะเป็นผู้มาดูแลในส่วนนี้ให้ โดยลูกค้าไม่ต้องเสียเวลา หรือเสียเงินค่าซื้ออะไหล่ใด ๆ สะดวกสบาย ไม่ต้องจ้างพนักงานเพื่อซ่อมแซมเครื่องถ่ายเอกสารเอง ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและลดทรัพยากรคนด้านการดูแลเครื่องเอกสารในส่วนนี้ไป
5. บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่าเครื่องปริ้นเตอร์ สามารถขออัพเกรดเครื่องได้
   เมื่อลูกค้าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารไประยะหนึ่งแล้ว สามารถขออัพเกรดรุ่นในการเช่า printer หรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร อัพเดตซอฟแวร์ให้ทันสมัย และสะดวกต่อการทำงานได้ โดยสามารถอัพเดตเครื่องถ่ายเอกสารเช่าได้เลยตลอดเวลาตามสัญญาการเช่าที่ได้ตกลงทำไว้

ความแตกต่างระหว่างเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือนกับรายปี

การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารระยะสั้น เช่น รายวัน รายเดือน จะเหมาะกับการออกงาน เช่น
งานอีเว้นท์ ออกบูธ งานประขุมสัมนาที่จัดติดต่อกันหลายวัน และต้องมีการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ปริ้นเตอร์ต่าง ๆ
เหมาะกับออฟฟิศชั่วคราว เช่น ออฟฟิศชั่วคราวของโครงการหมู่บ้านจัดสรร
ตามไซต์งานก่อสร้างต่าง ๆ

การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารระยะยาว (รายปี) จะเหมาะกับสำนักงานที่เป็นหลักแหล่ง แต่อยากลดต้นทุน ก็สามารถเช่าแบบรายปีได้ ซึ่งแนะนำว่าสำนักงานที่เป็นที่ตั้งถาวร การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายปี จะมีดีลที่คุ้มค่ามากกว่า อาจมีโปรโมชั่นให้เลือกเยอะกว่า ทั้งนี้ทั้งนั้นไม่ว่าจะเช่าเครื่องถ่ายเอกสารระยะสั้นหรือระยะยาว ยังไงก็คุ้มค่าอยู่ดี เมื่อเปรียบเทียบกับการซื้อเอง ที่ต้องเสี่ยงเสียค่าซ่อมบำรุง เครื่องตกรุ่น ต้องจัดตั้งงบประมาณเพื่อมาซื้อเครื่องใหม่

การเลือกใช้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารทั้งแบบรายเดือนและรายปีมีข้อแตกต่างที่สำคัญที่ผู้ใช้บริการควรพิจารณา การเช่าแบบรายเดือนมีความยืดหยุ่นสูง เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีความต้องการใช้งานในระยะสั้น หรือธุรกิจที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่าความต้องการใช้งานจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรในอนาคต ทำให้สามารถยกเลิกหรือปรับเปลี่ยนแผนการเช่าได้ง่าย นอกจากนี้ยังเหมาะกับการทดลองใช้งานก่อนที่จะตัดสินใจทำสัญญาเช่าระยะยาว แต่ข้อเสียของการเช่ารายเดือนคือค่าใช้จ่ายอาจสูงขึ้นเมื่อเปรียบเทียบกับการเช่าแบบรายปี

ในทางกลับกัน การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารแบบรายปีจะมีความคุ้มค่าทางด้านต้นทุนมากกว่าในระยะยาว เหมาะสำหรับองค์กรที่มีการใช้งานเป็นประจำและสามารถคาดการณ์การใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง นอกจากนั้น สัญญาเช่าระยะยาวยังมักมาพร้อมกับการให้บริการบำรุงรักษาและซ่อมบำรุงที่ครอบคลุมมากขึ้น รวมถึงอาจมีการอัพเกรดอุปกรณ์หรือลดค่าบริการพิเศษในบางกรณี อย่างไรก็ตาม ข้อเสียของการเช่ารายปีคือความยืดหยุ่นที่น้อยลง หากความต้องการขององค์กรเปลี่ยนแปลงไปในระหว่างสัญญา

ทั้งนี้ การเลือกใช้บริการเช่าแบบรายเดือนหรือรายปีควรพิจารณาจากความต้องการใช้งาน ระยะเวลาที่ต้องการใช้ และงบประมาณขององค์กร โดยหากต้องการความยืดหยุ่นและสะดวกต่อการปรับตัว การเช่ารายเดือนอาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า แต่หากต้องการความคุ้มค่าและการใช้งานที่ต่อเนื่องในระยะยาว การเช่ารายปีจะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม

หากคุณกำลังมองหาบริษัทผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่า printer ที่ได้มาตรฐาน มีความเชี่ยวชาญ และมีอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ บริการแบบครบวงจร ต้องที่บริษัท พี.เอส.ไอ. เซลส์ แอนด์ เซอร์วิส จำกัด (PSI COPY & PRINT) เราคือผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์และเช่าเครื่องปริ้นเตอร์ชั้นนำ ยินดีให้คำปรึกษาพร้อมให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ราคาถูก สำหรับใช้ในงานประชุม, งานออกบูธ, อีเว้นท์, สำนักงาน, บริษัท และองค์กรระดับประเทศ พร้อมให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารระยะสั้น-ระยะยาว เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน-รายปี มั่นใจได้ในคุณภาพของ PSI COPY & PRINT ที่มีเทคโนโลยีระบบการจัดการเอกสาร และการจัดการข้อมูลแบบครบวงจร เรายังบริการในด้านการซ่อมแซมดูแลตัวเครื่องถ่ายเอกสารอย่างดี อีกทั้งยังมีบริการซ่อมในสถานที่และนอกสถานที่อีกด้วย

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อรับโปรโมชั่นสุดพิเศษจากเราได้ที่

Tel : 02-9853800-5, 066-106-6262
Email : info@psicopier.com
LINE : https://lin.ee/adSutlr
Facebook : https://www.facebook.com/Psicopycenter