ความสำคัญของการรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในเครื่องถ่ายเอกสารเช่า

การทำงานในปัจจุบันมีความก้าวหน้า และค่อนข้างทันสมัยกว่าการทำงานในรูปแบบเดิม ๆ ของสมัยก่อนอย่างเห็นได้ชัด ซึ่งเป็นการทำงานที่ผสมผสานกับเทคโนโลยี และเครื่องมือสมัยใหม่มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือในการทำงาน หรือเครื่องใช้ภายในสำนักงาน ที่นับวันยิ่งจะมีความจำเป็น และความต้องการในการใช้งานที่เพิ่มสูงขึ้นอยู่เสมอ ทำให้องค์กรต้องสูญเสียค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อเครื่องมือเครื่องใช้เหล่านร่เป็นจำนวนมาก จึงเกิดเป็นธุรกิจรูปแบบหนึ่งที่เข้ามาอุดช่องว่างของปัญหาภายในสำนักงานได้อย่างพอดิบพอดีอย่างการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารมาใช้งานแทนในระยะสั้น ๆ เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายที่ต้องแบกรับในการซื้อ และค่าบำรุงรักษาประจำปีที่สูงกว่าค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร หรือเช่าเครื่องพิมพ์นั่นเอง

การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารนั้น ถือว่ามีความความไม่ปลอดภัยต่อข้อมูลภายในขององค์กร และข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลากรเป็นอย่างมากจึงควรมีการเฝ้าระวัง และใช้งานเครื่องมือด้วยความระมัดระวังเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลให้ได้มากที่สุด โดยคัดเลือกบริษัทที่ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ หรือเช่าเครื่องปริ้นเตอร์ที่มีคุณภาพน่าเชื่อถือ โดยมุ่งเน้นเครื่องปริ้นที่มีฟีเจอร์ความปลอดภัยในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลโดยเฉพาะ และทำการตรวจสอบว่าเครื่องถ่ายเอกสารมีระบบความปลอดภัยสามารถใช้งานได้ตามปกติอย่างครบถ้วน เช่น การเข้ารหัสข้อมูล การใช้รหัสผ่าน และการรักษาความปลอดภัยของเครือข่าย

ทุกครั้งที่มีการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารควรมีการลบข้อมูลภายหลังการใช้งานเครื่องมือเครื่องใช้อย่างการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่า printer หรือเช่าปริ้นเตอร์อยู่เสมอ รวมทั้งควรที่จะปรับเปลี่ยนรหัสผ่านในการเข้าถึงข้อมูลเป็นประจำ เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ควรมีการปิดฟีเจอร์ที่ไม่จำเป็นในการใช้งาน หรือการเชื่อมต่อที่ไม่จำเป็น เช่น Wi-Fi หรือ Bluetooth ในช่วงเวลาที่หนุดการใช้งาน

ข้อควรระวัง! สิ่งที่ต้องเจอจากการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ หรือเช่าเครื่องปริ้นเตอร์ที่หลายคนคาดไม่ถึง!

สำหรับการทำงานในสำนักงานผ่านการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ หรือเช่าเครื่องปริ้นเตอร์นั้นมีข้อดีอยู่หลากหลายประการ ได้แก่

1. การเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ในหลายครั้งเครื่องถ่ายเอกสารอาจจะมีความสามารถในการจัดเก็บข้อมูล หรือประวัติการใช้งานแบบอัตโนมัติ ทำให้ผู้ที่มีเจตนาไม่ดีอาจจะเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลนั้น ๆ โดยไม่ได้รับอนุญาตได้ โดยเฉพาะการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่า printer หรือเช่าปริ้นเตอร์ในสำนักงานที่จะตัองมีการดูแลความปลอดภัยในด้านนี้เป็นพิเศษ
   
   
2. ความเสี่ยงทางด้านไวรัส และมัลแวร์ ถ้าเครื่องถ่ายเอกสารมีการเชื่อมต่อกับระบบเครือข่าย อาจเป็นทางเข้าสำหรับไวรัส หรือมัลแวร์เข้าสู่คลังข้อมูลภายในองค์กรได้ โดยเฉพาะการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่า printer หรือเช่าปริ้นเตอร์มาอาจทำการควบคุม และระวังได้ยาก
   
   
3. คุณภาพของเครื่องถ่าย สำหรับการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ หรือเช่าเครื่องปริ้นเตอร์นั้น ตัวเครื่องอาจจะไม่ได้รับการบำรุงรักษาอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดปัญหาในการทำซ้ำ หรือคุณภาพการถ่ายที่ไม่ดีได้ ซึ่งจะส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์องค์กร และความเป็นมืออาชีพของทีมงานได้
   
   
4. ค่าใช้จ่ายที่ไม่แน่นอน ในการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ หรือเช่าเครื่องปริ้นเตอร์อาจมีเงื่อนไขทางการเงินที่ซับซ้อน เช่น ค่าเพิ่มเติมสำหรับการทำซ้ำเกินขีดจำกัด หรือค่าบริการเพิ่มเติมได้อาจทำให้งบประมาณต้นทุน หรือรายจ่ายของบริษัทเพิ่มสูงขึ้นโดยไม่จำเป็น รวมไปถึงการส่งคืนเครื่องเมื่อสิ้นสุดสัญญา ที่อาจเกิดความยุ่งยาก หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเมื่อส่งคืนเครื่องถ่ายเอกสารในส่วนนี้
   
   
5. การเชื่อมต่อกับเครือข่าย ถ้าเครื่องที่มาจากการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่า printer หรือเช่าปริ้นเตอร์ถูกเชื่อมต่อกับเครือข่ายขององค์กร อาจเกิดความเสี่ยงในการรักษาความปลอดภัยของเครือข่ายซึ่งก่อให้เกิดความเสียหายที่ประเมินค่าไม่ได้ และมีความเกี่ยวข้องกับความลับของบริษัทที่อาจมีการรั่วหลุดไปได้

ดังนั้นการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารเช่าควรจะระมัดระวังในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสำคัญ ในการใช้งานเครื่องพิมพ์เอกสารทุกครั้ง ควรมีการกรอกรหัสเพื่อเข้าสู่ระบบ และทำการออกจากระบบทุกครั้งเมื่อใช้งานเสร็จ เพื่อให้การใช้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่า printer หรือเช่าปริ้นเตอร์สามารถดำเนินไปได้อย่างเป็นระบบ และปลอดภัยต่อทั้งข้อมูลขององค์ และข้อมูลส่วนบุคคล

บริษัท พี.เอส.ไอ. เซลส์ แอนด์ เซอร์วิส จำกัด (PSI COPY & PRINT) พร้อมให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่า printer เช่าปริ้นเตอร์คุณภาพสูงทุกชนิดที่เหมาะสมกับทุกความต้องการในการใช้งานของสำนักงานทุกรูปแบบ เพื่อจัดการงานเอกสารให้สะดวก และช่วยประหยัดเวลา ลดขั้นตอนต่าง ๆ ทำให้เหลือเวลาไปทำงานส่วนอื่นได้อย่างเต็มที่ ยินดีให้คำปรึกษา และพร้อมให้บริการโดยทีมเจ้าหน้าที่ที่มีทักษะ และความรู้ เพื่อตอบสนองความต้องการให้ลูกค้าได้ประโยชน์สูงสุด

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อรับโปรโมชั่นสุดพิเศษจากเราได้ที่

Tel : 02-9853800-5, 066-106-6262
Email : info@psicopier.com