เครื่องถ่ายเอกสารและปริ้นเตอร์ถือเป็นเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีความสำคัญเป็นอันดับต้น ๆ เพราะไม่ว่าจะเป็นสำนักงานประเภทไหน ก็ต้องมีการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารและปริ้นเตอร์ทั้งนั้น โดยเฉพาะในสำนักงานขนาดกลาง หรือขนาดใหญ่ที่มีปริมาณการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารและปริ้นเตอร์สูง ก็ยิ่งจำเลยต้องใช้เครื่องถ่ายเอกสารและปริ้นเตอร์ขนาดใหญ่ ซึ่งมีราคาแพงตั้งแต่สี่หมื่น ไปจนถึงสี่แสนเลยก็มี
ดังนั้นการจะลงทุนซื้อเครื่องถ่ายเอกสารและปริ้นเตอร์ขนาดใหญ่มาไว้ในสำนักงาน จึงเป็นการลงทุนที่สิ้นเปลืองงบประมาณอยู่ไม่น้อยเลย หลาย ๆ บริษัทจึงเลือกที่จะเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าปริ้นเตอร์มาใช้แทน ซึ่งเป็นการประหยัดงบประมาณมากกว่า แถมยังสะดวกกว่าอีกด้วย

แต่ก่อนที่จะทำการเช่าเครื่องปริ้นเตอร์หรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจากผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารมาใช้ ทั้งการเช่าเครื่องปริ้นเตอร์ หรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ระยะสั้น-ยาว, เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน-รายปี ควรมีการเตรียมตัวและหาข้อมูลอย่างละเอียด ก่อนตัดสินใจใช้บริการเสียก่อน โดยไม่ควรมองหาแต่ผู้ให้บริการที่ให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ราคาถูก เท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงคุณสมบัติต่าง ๆ ดังต่อไปนี้อีกด้วย

1. รูปแบบและคุณภาพงานพิมพ์ งานสแกนที่ต้องการ
ก่อนอื่นต้องลิสต์ออกมาเสียก่อนว่า งานพิมพ์รูปแบบใดบ้าง ที่ทางบริษัทต้องการใช้งาน เพราะแต่ละบริษัท แต่ละธุรกิจก็มีความต้องการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารเช่า และเครื่องปริ้นเตอร์ที่แตกต่างกันออกไป เช่น บางบริษัทต้องการปริ้นและถ่ายเอกสารขาวดำหรือสีแบบธรรมดาเท่านั้น แต่บางบริษัทก็มีการปริ้นสติ๊กเกอร์ ปริ้นพิมพ์เขียว หรือสแกนเอกสารขนาดใหญ่ที่ต้องการความละเอียดสูง ๆ

ดังนั้นก่อนจะเลือกใช้บริการเช่าเครื่องพิมพ์ เช่าปริ้นเตอร์ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร จึงไม่ควรค้นหาข้อมูลแค่ผู้ให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ใกล้ฉันบนกูเกิ้ล หรือบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ราคาถูกเท่านั้น แต่ควรพิจารณาถึงคุณสมบัติด้านการพิมพ์ คุณภาพในการพิมพ์/การสแกน ประเภทของการพิมพ์ด้วย (เลเซอร์ หรือ อิงค์เจท) แล้วจึงเลือกเช่าเครื่องพิมพ์ เช่าปริ้นเตอร์ให้เหมาะสมกับการใช้งานของบริษัท

2. ปริมาณการถ่ายเอกสาร การปริ้นเอกสาร - จำนวนและความถี่ในการใช้งานต่อวันของบริษัท
การจะใช้เครื่องถ่ายเอกสารเช่า และเช่าเครื่องปริ้นเตอร์ เช่าเครื่องพิมพ์ จำเป็นจะต้องรู้ปริมาณและความถี่ในการปริ้นเอกสาร และถ่ายเอกสารต่อวันของบริษัทเสียก่อน เพื่อที่จะได้เลือกปริ้นเตอร์หรือเครื่องถ่ายเอกสารเช่าที่เหมาะกับปริมาณการใช้งานในแต่ละวัน โดยเลือกจากคุณสมบัติความเร็วในการพิมพ์เป็นจำนวนแผ่นต่อนาทีของปริ้นเตอร์หรือเครื่องถ่ายเอกสารแต่ละรุ่น เช่น ปริ้นเตอร์หรือเครื่องถ่ายเอกสารเช่าบางรุ่นพิมพ์เอกสารได้ 40 แผ่นต่อนาทีเป็นต้น

และหากมีการใช้งานปริ้นเอกสาร ถ่ายเอกสารเป็นจำนวนมากในแต่ละวัน หรือเป็นบริษัทหรือหน่วยงานที่มีหลายแผนก และต้องใช้งานปริ้นเตอร์หรือเครื่องถ่ายเอกสารร่วมกัน ก็อาจเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่า printer ที่สามารถพิมพ์เอกสารได้ในจำนวนแผ่นต่อนาทีที่สูงกว่าปริ้นเตอร์หรือเครื่องถ่ายเอกสารทั่วไป และควรเป็นปริ้นเตอร์หรือเครื่องถ่ายเอกสารที่ป้อนกระดาษ ป้อนเอกสารต้นฉบับ และกลับเอกสารสำเนาได้แบบอัตโนมัติ เพื่อให้ช่วยประหยัดเวลาในการถ่ายเอกสาร หรือปริ้นเอกสารได้มากขึ้น

นอกจากนี้บริการให้เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์บางแห่ง ยังมีบริการพิมพ์เอกสาร หรือถ่ายเอกสารฟรีตามจำนวนที่กำหนดอีกด้วย โดยเมื่อพิมพ์เอกสารเกินจากจำนวนพิมพ์ฟรีที่กำหนดแล้ว ทางผู้ให้บริการจึงจะคิดเงินค่าพิมพ์งานเพิ่ม ตัวอย่างเช่น บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องปริ้นเตอร์ 2,000 บาทต่อเดือน สามารถถ่ายเอกสารและพิมพ์งานฟรีได้ 5,000 แผ่นต่อเดือน และส่วนเกินจะคิดแผ่นละ 25 สตางค์

3. คุณภาพงานพิมพ์ที่ต้องการ
บางบริษัทหรือบางหน่วยงานต้องการพิมพ์เอกสาร หรือถ่ายเอกสารในความละเอียดที่ไม่สูงมากนัก เช่น 600 x 600 dpi แต่บางบริษัทก็ต้องการงานพิมพ์ที่มีความละเอียดสูง ๆ เช่น 1200 x 1200 dpi หรือ 2400 x 600 dpi เพื่อการใช้งานที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงควรตรวจดูเรื่องความละเอียดในการพิมพ์และการสแกนของปริ้นเตอร์ เครื่องพิมพ์ และเครื่องถ่ายเอกสารเช่าทุกครั้ง ว่ามีความละเอียดตรงตามประเภทของงานพิมพ์ที่ต้องการใช้งานหรือไม่

4. ฟังก์ชั่นต่าง ๆ ที่จำเป็นสำหรับบริษัท บางบริษัทมีการใช้งานรับส่งแฟกซ์
ฟังค์ชั่นปลีกย่อยต่าง ๆ ของปริ้นเตอร์และเครื่องถ่ายเอกสารเช่าก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม ควรตรวจเช็คคุณสมบัติการใช้งานที่เพิ่มเติมจากเรื่องการพิมพ์งานด้วย เช่น ฟังก์ชั่นสร้าง user และต้องให้เข้ารหัสก่อนใช้งาน สำหรับบริษัทหรือหน่วยงานขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ ที่มีการใช้งานปริ้นเตอร์และเครื่องถ่ายเอกสารเช่าร่วมกันหลายแผนก และจำเป็นต้องมีการใส่รหัสของแผนกก่อนใช้งาน เพื่อบันทึกปริมาณการใช้งานปริ้นเตอร์และเครื่องถ่ายเอกสารของแต่ละแผนก ซึ่งจะมีส่วนช่วยในการควบคุมงบประมาณของบริษัทได้

หรือฟังก์ชั่นเชื่อมต่อไร้สายในรูปแบบต่าง ๆ เช่น เชื่อมต่อปริ้นเตอร์และเครื่องถ่ายเอกสารกับสมาร์ทโฟน หรือ Google Cloud และทำการสั่งพิมพ์ได้จากอุปกรณ์และแพลทฟอร์มเหล่านั้น ซึ่งก็ถือเป็นคุณสมบัติที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานได้ไม่น้อยเลยทีเดียว

5. การวางระบบอินเตอร์เน็ต หรือไวไฟของบริษัท รวมทั้งบริการเสริมอื่น ๆ
ควรเลือกผู้ให้บริการเช่าเครื่องปริ้นเตอร์ เช่าเครื่องพิมพ์ หรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสารที่มีความเชี่ยวชาญและมีการให้บริการที่ครอบคลุมไปถึงเรื่องการวางระบบเชื่อมต่อเครื่องปริ้นเตอร์ และเครื่องถ่ายเอกสารเช่าเข้ากับไวไฟ หรือระบบอินทราเนตของบริษัท

และนอกจากนี้บางผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่าเครื่องปริ้นเตอร์ ยังมีบริการจัดเก็บไฟล์เอกสารของลูกค้าเป็นแบ็คอัพ ไฟล์ไว้บนคลาวด์ให้อีกด้วย โดยลูกค้าสามารถค้นหาเอกสารที่ถูกจัดเก็บไว้ได้อย่างง่ายดาย บนเว็บไซต์ของผู้ให้บริการ

6. บริการดูแลลูกค้า และการซ่อมบำรุง
ก่อนจะเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ จากผู้ให้บริการใดก็ตาม ยังมีอีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึง นั่นคือเรื่องของการบริการลูกค้า และบริการซ่อมบำรุงต่าง ๆ ว่ามีรูปแบบเป็นอย่างไร และมีคุณภาพดีหรือไม่ เช่น มีระบบคอลเซ็นเตอร์ให้แจ้งซ่อม หรือขอคำแนะนำเบื้องต้นหรือไม่ มีการประเมินอาการเครื่องปริ้นเตอร์ และเครื่องถ่ายเอกสารเช่า และเสนอราคาค่าซ่อม/ค่าบริการให้ลูกค้าได้พิจารณาก่อนหรือไม่

นอกจากนี้ยังต้องดูด้วยว่าผู้ให้บริการนั้น ๆ มีไดรฟ์เวอร์ของเครื่องปริ้นเตอร์ และเครื่องถ่ายเอกสารเช่าไว้ให้ดาวน์โหลดได้อย่างสะดวกหรือไม่ และหากต้องการรับบริการจากระยะไกลในกรณีที่อยู่นอกพื้นที่ให้บริการของช่าง หรือต้องการความสะดวกรวดเร็วในการซ่อม ทางผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่า printer ควรมีบริการซ่อมบำรุงจากระยะไกล ผ่านรีโมท ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ

เมื่อพิจารณาถึง 6 ข้อควรรู้ที่ต้องคำนึงถึง ก่อนเลือกใช้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าเครื่องพิมพ์ เช่าเครื่องปริ้นเตอร์ ทั้งในรูปแบบที่เช่าเครื่องถ่ายเอกสารรายเดือน /รายปี และแบบเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ระยะสั้น ทั้งรายวัน หรือรายครั้ง ก็จะช่วยให้คุณสามารถเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร หรือเช่า printer ที่เหมาะสมกับการใช้งานได้มากขึ้น

และหากกำลังมองหาบริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เช่าปริ้นเตอร์ บริษัท พี.เอส.ไอ. เซลส์ แอนด์ เซอร์วิส จำกัด (PSI COPY & PRINT) พร้อมให้บริการ ด้วยประสบการณ์กว่า 30 ปี ในการเป็นผู้ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารและเช่าเครื่องปริ้นเตอร์ สำหรับใช้ในงานประชุม, งานออกบูธ, อีเว้นท์, สำนักงาน, บริษัท และองค์กรระดับประเทศ จึงมั่นใจได้ในคุณภาพของ PSI COPY & PRINT ที่มีเทคโนโลยีระบบการจัดการเอกสาร และการจัดการข้อมูลแบบครบวงจร ในราคาที่ไม่แพงและคุ้มค่า สามารถเลือกใช้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร และเช่าปริ้นเตอร์ได้ทั้งแบบรายวัน รายเดือน และรายปี

 

ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อรับโปรโมชั่นสุดพิเศษจากเราได้ที่

Tel : 02-9853800-5, 066-106-6262
Email : info@psicopier.com
LINE : https://lin.ee/adSutlr
Facebook : https://www.facebook.com/Psicopycenter