1. การถ่ายเอกสารทุกครั้งควรปิดฝาครอบให้สนิท ในกรณีที่ไม่สามารถปิดให้สนิทได้ ควรหลีกเลี่ยงการมองไปที่เครื่องถ่ายเอกสาร

2. ควรมีการติดตั้งพัดลมดูดอากาศเฉพาะที่ในห้องถ่ายเอกสาร

3. ควรสวมถุงมือขณะเติม หรือเคลื่อนย้ายผงหมึก และในกรณีที่จำเป็นควรสวมหน้ากากนิรภัยด้วย นอกจากนี้ควรขอรับเอกสารเรื่องความปลอดภัยในการใช้สารเคมี จากบริษัทผู้ผลิตหรือผู้ขายเครื่องถ่ายเอกสาร

4. ผงหมึกที่ใช้แล้วควรนำไปกำจัด โดยใส่ลงในภาชนะที่ปิดมิดชิด รวมไปถึงผงหมึกที่หกเลอะเทอะ หรือฟุ้งกระจายออกมา ขณะทำการเติมผงหมึกด้วย

5. เมื่อจะซื้อเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องใหม่ ควรตรวจเช็คให้แน่ใจว่า - มีระบบการเติมผงหมึกที่ปลอดภัย และมีภาชนะบรรจุเศษผงหมึกในเครื่อง -เครื่องถ่ายเอกสารนี้จะไม่ทำงาน หรือเครื่องจะดับอัตโนมัติ เมื่อภาชนะบรรจุเศษผงถ่านในเครื่องเต็มแล้ว - ควรแน่ใจว่าเครื่องถ่ายเอกสารนี้ได้รับการบำรุงรักษาเป็นประจำ

6. ควรแน่ใจว่าเครื่องถ่ายเอกสารนี้ได้รับการบำรุงรักษาเป็นประจำ

7. ไม่ควรจัดวางเครื่องถ่ายเอกสารได้ในห้องทำงาน ควรจัดแยกไว้ในห้องถ่ายเอกสารโดยเฉพาะ หรือไว้ในมุมห้องที่ไกลออกไปจากคนทำงาน และควรแน่ใจว่ามีการระบายอากาศที่เหมาะสมในห้องนั้น

8. สำหรับผู้ที่มีหน้าที่ให้บริการหรือซ่อมบำรุง รักษาเครื่องถ่ายเอกสาร ควรสวมถุงมือยางแบบใช้แล้วทิ้งขณะทำงาน รวมทั้งหลีกเลี่ยงการสัมผัสโดยตรงกับลูกกลิ้งด้วย

9. ไม่ควรมีผู้ใดต้องทำงานเครื่องถ่ายเอกสารตลอดทั้งวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีปัญหาระบบทางเดินหายใจอยู่แล้ว

10. ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับเครื่องถ่ายเอกสารควรได้รับการฝึกอบรมอย่างเหมาะสม - ผู้ที่ใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องถ่ายเอกสารอย่างเหมาะสม และปลอดภัย - ผู้ที่ดูแลรับผิดชอบอุปกรณ์ ควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการเคลื่อนย้าย และการเก็บสารเคมีที่ใช้ในกระบวนการถ่ายเอกสาร รวมไปถึงการนำสารเคมีมาใช้ และการกำจัดของเสียด้วย