เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ใช้สำหรับถ่ายสำเนาเอกสารที่เหมือนต้นฉบับทุกประการ ช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์เอกสารที่ต้องพิมพ์ซ้ำ ๆ กันเป็นจำนวนมาก และยังใช้ถ่ายสำเนาที่เป็นภาพ  กราฟ ภาพลายเส้น  แผนที่ แผนภูมิที่เหมือนจริงได้ด้วย

ปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารมีความสามารถในการย่อ - ขยายภาพ แทรกงานด่วนในขณะถ่ายสำเนาเอกสารอื่น ตลอดจนสามารถเชื่อมต่อการทำงานเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ด้วย  ซึ่งคุณสมบัติของเครื่องถ่ายเอกสารนั้น จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการพัฒนาระบบการทำงานที่ผู้ผลิตคิดค้นขึ้น

ประโยชน์ของเครื่องถ่ายเอกสาร

• ประหยัดเวลาและแรงงาน เพราะไม่ต้องพิมพ์งานซ้ำ ๆ กันหลาย ๆครั้ง
• ทำสำเนาได้สะดวกรวดเร็วและไม่จำกัดจำนวน
• ถ่ายสำเนาเอกสารที่เป็นแผนที่ กราฟ และภาพต่าง ๆ ได้เกหมือนกับต้นฉบับจริง
• สามารถ่ายสำเนาเอกสารโดยการย่อ - ขยาย ได้ตามความต้องการ
• ถ้ามีที่ผิดในต้นฉบับและได้แก้ไขเรียบร้อยแล้ว เมื่อถ่ายสำเนาเอกสารจะไม่ปรากฎรอยลบให้เห็นในต้นฉบับสำเนา
• ขั้นตอนในการใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาในการเรียนและฝึกฝนมากนัก เมื่อแนะนำวิธีการใช้งานเครื่องให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจ ก็สามารถใช้งานได้ทันที

หลักเกณฑ์และข้อควรปฏิบัติในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร

• ควรติดตั้งเครื่องถ่ายเอกสารใกล้กับเต้ารับ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน
• ใช้ปลั๊กไฟที่ต่อเข้ากับเต้ารับตามขนาดที่กำหนด และควรต่อสายดินไว้เสมอ
• ไม่ควรใช้สายไฟพ่วงต่อกับอุปกรณ์ไฟฟ้าชนิดอื่น ๆ
• ติดตั้งเครื่องถ่ายเอกสารไว้บนพื้นที่เรียบและแข็งแรง
• ควรมีพื้นที่ว่างรอบตัวเครื่องถ่ายเอกสาร หรือวางเครื่องถ่ายเอกสารให้ห่างจากฝาผนังอย่างน้อย 10 เซนติเมตร เพื่อให้มีอากาศระบายอย่างเหมาะสม
• ห้ามติดตั้งในบริเวณที่อับ มีอากาศถ่ายเทน้อย หรือมีแสงแดดส่องถึงโดยตรง หรือในที่มีฝุ่นละองงมาก หรือใกล้บริเวณที่มีอุณหภูมิแปรปรวน  มีความชื้นสูง  เช่น ใกล้กับเครื่องปรับอากาสเป็นต้น

การเก็บรักษากระดาษถ่ายสำเนาและผงหมึก
การเก็บรักษากระดาษถ่ายเอกสาร มีข้อปฏิบัติดังนี้

• เก็บกระดาษถ่ายเอกสารในที่แห้งสะอาด อุณหภูมิต่ำ และไม่ถูกแสงแดด
• กระดษถ่ายเอกสารควรอยู่ในห่อและวางตามแนวราบ  ไม่ควรวางในแนวตั้ง
• กระดาษถ่ายเอกสารที่เปิดใช้งานแล้วแต่ยังใช้ไม่หมด ควรเก็บรักษาไว้ในห่อให้เรียบร้อย และควรใช้กระดาษห่อเก่าให้หมดก่อนจึงเปิดกระดาษห่อใหม่
• ไม่ควรวางสิ่งของที่มีน้ำหนักมาก ๆ ทับลงบนกระดาษถ่ายเอกสาร

การเก็บรักษาผงหมึก

• ในสถานที่สะอาดและเย็น อุณหภูมิคงที่ ไม่ถูกแสงแดดหรือใกล้แหล่งกำเนิดความร้อนอื่น ๆ
• เก็บไว้ในที่ปลอดภัยให้พ้นมือเด้ก เนื่องจากผงหมึกเป็นสารอันตราย
• ไม่ควรวางสิ่งของหนักทับลงบนขวดหรือตลับผงหมึก